どうも、レイと申します。
7月の沖縄、もう完全に真夏ですが、本土のほうが暑いようですねぇ。沖縄涼しいですよ(^o^)
さて今回は、ずっと書こうと思ってたテーマ。
タスク管理の話です。
「え、そんな話する？」って思う人もいるかもしれないですけど、僕みたいに「めんどくさがり」「明日から本気出すタイプ」「記憶力が壊滅的」の3点フルコンボを持ってる人間には、タスク管理なしでは仕事が回らないんですよね笑
なぜ僕にタスク管理が必要なのか
インフラエンジニアって、複数の案件・作業が同時並行で走ることが多いんです。
構築作業、ドキュメント作成、ユーザーからの問い合わせ対応、業者との調整、、、気づいたら「あれ、あの件どうなった？」ってなることもしばしば。
最初のころは紙のメモとかExcelとか、いろいろ試したんですよ。でもどれもしっくりこなくて。UIがとっつきにくかったり、管理しきれなかったり。
2年目くらいのとき、Todoist に出会って「あ、これだ」ってなったんです。それから5年、もうこれなしでは仕事できない体になってしまいました笑
Todoist | ToDo リストで仕事と生活を整えよう
世界中で 3,000 万人以上の人々やチームが愛用する「タスク& ToDo リスト」アプリのTodoist。念願だった集中する時間、心の平穏、整った生活を手に入れよう。
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僕のタスク管理、5つのポイント
5年間続けてきたなかで「これは大事だな」と感じてきたことをまとめます。
1. プロジェクト・セクションで「箱分け」する
Todoistには「プロジェクト」と「セクション」という概念があります。
僕の場合、プロジェクト = 担当している案件・ユーザ別に作っています。案件Aはここ、案件Bはここ、という感じで物理的に分けることで、タスクが混在しなくなります。
さらにプロジェクトの中をセクション = 作業の種類別（構築作業、ドキュメント、確認事項など）に分割しています。
こうすると、タスクが自然と
プロジェクト → セクション → タスク
という階層に整理されるので、どのタスクがどこに属するかが一目でわかるようになります。
プロジェクトは多すぎると逆効果。まずは案件や大カテゴリ単位でざっくり作り始めて、「やっぱり分けたいな」と感じたタイミングで細分化するのがオススメ。最初から完璧に分類しようとしなくて大丈夫。
2. サブタスクでできるだけ細分化する
タスクをそのまま1個として扱うんじゃなくて、メインタスク = ゴール・成果物、サブタスク = そこへの過程・手順という形に分けています。
例えば「サーバ構築」というタスクがあったとして、サブタスクとして「OSインストール」「ネットワーク設定」「ミドルウェア導入」…みたいに分解する感じです。
これの何がいいかというと、進捗が視覚的にわかること。サブタスク4つ中2つ終わってれば「だいたい半分か」って感覚で把握できます。
「1日あれば終わるくらいのタスク」を目安にすると管理しやすい。大きすぎると「何から手をつければいいか」がわからなくなるので要注意。逆に細かくしすぎてもサブタスクを管理するのが面倒になるので、ほどほどに。
3. 1日のタスク数に「ノルマ」を設ける
Todoistにはカルマという生産性スコアの機能があって、1日に完了したタスク数に応じてポイントが貯まっていきます。
僕は1日7個をゴールに設定しています。
「なんで7個なの？」特に根拠はないんですが笑、サボらず忙しすぎず、ちょうどいい業務量の日にこなしてた量がだいたい7個だったんですよね。それをそのまま目標にした感じです。
単純なモチベ維持のためなんですが、「今日もノルマ達成できたな」っていう小さな達成感が地味に効くんです。
Todoistのカルマ画面から1日のゴール数を変更できる。タスク管理に慣れていない人は最初3〜5個くらいの低めの目標から始めて、習慣になったら少しずつ増やしていくのがオススメ。いきなり高い目標を設定すると続かない笑
4. 期限・実施日はタスク作成時に即決める
これ、かなり大事だと思ってます。後で決めよう、を繰り返すと、結局ズルズル引きずるんですよ。「とりあえず今日じゃなくていいか」→「明日でいいか」→「来週でいいか」→気づいたら2週間経ってた、ということが何度もありました笑
だからタスクを登録した瞬間に「これはいつやるか」を決めるようにしました。
あと、決めた日をあとから変えることも、できるだけ避けています。変えるのがクセになると、結果的に同じことになるので。
タスクを作った瞬間に決めないと、ほぼ確実に先送りになる。「今すぐ決められない」という場合でも、とりあえず仮で明日か明後日に入れておくだけでも全然違う。空白のままにしないことが大事。
5. 優先度を4段階でつける
Todoistでは優先度を4段階（最優先〜なし）で設定できます。
目的は単純で、「このタスク、急ぎなのか考える時間」を省くためです。
タスクを見るたびに「これ急ぎだったっけ？」って考えるのはムダなんですよね。作成時に感覚でいいので優先度をつけておくと、後で確認するときに一瞬で判断できます。「やっぱ重要だった」「思ったより急かなかった」なら、都度変えればいい。
細かく考えすぎなくて大丈夫。最優先（赤）＝今日中に対応が必要 / 高（オレンジ）＝今週中 / 中（青）＝余裕があれば / なし＝いつでもOK — くらいのざっくり感覚で十分。あとから修正すればいい。
その他、Todoistで気に入ってる機能
基本的な使い方の話をしてきましたが、Todoistには他にも便利な機能があります。
- Googleカレンダー連携: カレンダー上に今日のタスクが表示されるので、予定とタスクを同じ画面で確認できる。「今日これ入るかな？」がすぐわかる。
- マルチプラットフォーム同期: Web・デスクトップアプリ・スマホアプリが全部同期されてる。外出先でもさっと確認できる。
- タスクへのコメントメモ: 各タスクの中にメモを残せる。「この件、確認中」みたいな走り書きができて便利。（機密情報は書かない前提）
- 「近日予定」ビュー: 今日以降のタスク一覧が見れる。「あ、これ今日やっちゃお」みたいな前倒し判断が楽。
- ラベル機能: 「相手待ち」「要確認」みたいなラベルをつけておくと、フィルタリングで「今自分がやるべきこと」だけ絞り込める。ラベルを英字にすると入力が速くておすすめ。
- 無料プランで十分使える: プロジェクトは5個まで無料。チームを作ると追加で5個増えるとかなんとかいう話も聞いたことある笑。有料版だと300個まで使えるらしい。
まとめ
5年間やってきたタスク管理のポイントを振り返ると：
- プロジェクト・セクションで箱分けする（タスクを混在させない）
- サブタスクで細分化する（進捗を視覚化できる）
- 1日のノルマを設ける（モチベの維持）
- 期限はタスク作成時に即決める（先送り防止）
- 優先度をつける（毎回悩む時間を省く）
どれも当たり前のことに見えるかもしれないですが、ツールで「仕組み化」しておくと継続しやすいんですよね。Todoistはその点で使いやすく、しかも無料でも十分活用できます。
おわりに
「タスク管理なんてアナログで十分じゃん」って人も、試しに1週間だけデジタルツールに移してみると、意外と続くかもしれないです(^o^)
逆に「もっといいツール使ってるよ」「こういう管理方法にしてるよ」っていう人がいたら、ぜひ教えてほしいです。僕も常に改善の余地があると思ってるので。